Ciclo de vida de un documento comercial

A continuación, te presentamos los pasos del ciclo de vida de un documento comercial y las características de cada uno:

1. Creación

Este paso se compone exclusivamente de la creación del documento oficial en cuestión. En la mayoría de los casos se suelen realizar por medio de computadoras o equipos electrónicos. Y sus características esenciales dependerán de su intención y objetivos.

2. Archivo y protección

Una vez que se termina con la creación del documento oficial, es sumamente importante el tener el debido cuidado con el archivado y protección del mismo.

Antiguamente, este tipo de documentos se guardaban en archiveros específicamente diseñados para protegerlos; en la actualidad, se manejan con cada vez mayor frecuencia los archivos en equipos electrónicos, como lo son memorias y computadoras; o bien, en la nube.

3. Utilización

El siguiente paso de ciclo de vida de un documento comercial es la utilización del mismo; siendo este el paso que le otorga su razón de ser. En específico, el empleo del documento oficial se encuentra estrechamente relacionado con sus características, temática, entre otros elementos.

4. Transferencia

Conforme pasa el tiempo, los documentos comerciales tornan a volverse inactivos; pues dejan de cumplir las funciones para las cuales fueron ideados. Es ahí que necesitan moverse o transferirse. Así mismo, se pueden transferir al ser empleados por otra instancia o persona.

5. Eliminación

Finalmente, se llega al último paso del ciclo de vida de un documento comercial. Una vez que alcanza un alto nivel de inactividad, y dejando de cumplir totalmente con las funciones gracias a las cuales fue concebido, el documento comercial pasa a eliminarse.

De forma general, los 5 pasos anteriores completan el ciclo de vida de un documento comercial; aunque dependiendo de las características de cada documento en particular, puede contar con pasos adicionales.